Vận đơn gốc là gì? Cách giải quyết khi bị mất vận đơn gốc

Khi tiến hành việc giao nhận hàng hóa, vận đơn đóng vai trò quan trọng như một công cụ giúp quản lý và theo dõi lô hàng trở nên thuận tiện hơn. Trong lĩnh vực logistics và giấy tờ hải quan, vận đơn gốc được coi là một khái niệm không thể thiếu. Vậy vận đơn gốc là khái niệm gì và tại sao nó lại có tầm quan trọng như vậy? Cùng với IChibaOne Platform - nhà cung cấp giải pháp thương mại điện tử all in one, chúng ta sẽ khám phá chi tiết về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Vận đơn gốc là gì?

Vận đơn gốc (Original Bill of Lading - OBL) là một chứng từ pháp lý có vai trò quan trọng như một hợp đồng vận chuyển giữa người gửi và người vận chuyển trong lĩnh vực thương mại quốc tế. Được phát hành bởi đơn vị vận chuyển, vận đơn gốc chứa đựng thông tin quan trọng về lô hàng như tên người gửi, người nhận, cảng xuất phát, cảng đến, và các điều khoản, điều kiện của đơn hàng.

Vận đơn gốc cung cấp cho người mua hàng (bên nhận hàng) thông tin chi tiết về đơn hàng, hàng hóa và thời gian vận chuyển. Các điểm nổi bật bao gồm đảm bảo quyền lợi của người mua hàng trong trường hợp tranh chấp hoặc mất mát hàng, cung cấp thông tin chi tiết về người gửi và người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị và trọng lượng.

Vận đơn gốc đảm bảo an toàn cho hàng hóa và được công nhận quốc tế, được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động vận tải biển trên toàn thế giới.

Đánh giá ưu – nhược điểm của vận đơn gốc trong vận chuyển hàng hóa

Ưu - nhược điểm của vận đơn gốc là gì?

Ưu điểm của vận đơn gốc

• Giảm chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, do không cần in nhiều bản sao vận đơn để gửi đến các bên liên quan như tàu, bãi đỗ, và các đơn vị xử lý hàng hóa.

• Chỉ cần phát hành một lần, không cần chờ đợi để in ấn và xử lý nhiều bản sao vận đơn.

• Đơn giản hóa quy trình vận chuyển và giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin trong quá trình vận chuyển.

>> Xem thêm: Phần mềm OMS IChibaOne - quản lý đơn hàng tập trung

Nhược điểm của vận đơn gốc

• Khó khăn khi có nhiều điểm đón hàng hoặc nhiều điểm trả hàng, gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu sản phẩm tập trung và giám sát toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa.

• Có thể gây nhầm lẫn: Vận đơn thường chứa thông tin liên quan đến toàn bộ quá trình vận chuyển, từ khi xuất phát đến khi đến nơi, và việc thay đổi thông tin có thể tạo ra nhầm lẫn về thông tin của hàng hóa, ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.

• Thời gian xử lý chậm hơn: Việc chuyển đổi thông tin cho từng bên liên quan có thể làm chậm quá trình xử lý và giao hàng, đặc biệt là khi cần điều chỉnh thông tin về địa chỉ hoặc thời gian giao hàng.

Tầm quan trọng của vận đơn gốc trong vận chuyển

Vận đơn gốc (OBL) đóng vai trò quan trọng như một chứng cứ về quyền sở hữu hàng hóa và là biên nhận cho lô hàng. Nó không chỉ là một tài liệu có thể thương lượng mà còn có thể được sử dụng để chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho bên thứ ba. Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, OBL là một giấy tờ quan trọng, giúp người vận chuyển giải phóng hàng hóa tại cảng đến một cách chính xác.

Vai trò của vận đơn gốc

OBL có giá trị lớn vì nó đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển theo các điều khoản và điều kiện đã được thỏa thuận giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó không chỉ bảo vệ quyền lợi của người gửi hàng và người nhận hàng mà còn của các bên liên quan khác trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Hơn nữa, đây còn là một tài liệu quản lý kho quan trọng. Nó cho phép doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin về hàng hóa một cách hiệu quả, giúp theo dõi số lượng tồn kho và hạn sử dụng của hàng hóa. Trong nhiều trường hợp, vận đơn gốc là cơ sở để giải quyết tranh chấp khi có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển, cho phép bên nhận hàng yêu cầu bồi thường khi hàng hóa mất mát hoặc bị hư hại.

Phân biệt giữa vận đơn gốc và vận đơn copy

Vận đơn gốc, hay còn được gọi là bản chính, là tài liệu quan trọng được phát hành bởi đơn vị vận chuyển, mang giá trị pháp lý và quyền sở hữu đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Ngược lại, vận đơn copy là bản sao của vận đơn gốc, được sao chép từ bản chính và thường chỉ được sử dụng cho một số mục đích cụ thể mà không mang giá trị pháp lý.

Phân biệt vận đơn gốc và copy

Để phân biệt giữa vận đơn gốc và vận đơn copy, có thể xem xét các yếu tố sau:

• Đánh dấu “Original”: Vận đơn gốc (OBL) khi phát hành thường có dấu “Original”, trong khi vận đơn copy có chữ “Copy” được in lên mặt trước của tờ vận đơn.

• Chữ ký và Dấu hiệu xác nhận: Vận đơn gốc thường được ký xác nhận bởi nhà vận chuyển hoặc đại diện của họ và có dấu của công ty. Ngược lại, vận đơn copy thường không có chữ ký và dấu hiệu xác nhận.

• Số thứ tự: Số thứ tự trên vận đơn copy thường có thể khác với số thứ tự trên vận đơn gốc.

• Màu sắc và Giấy: OBL thường được in trên giấy có màu sắc và chất lượng tốt hơn so với vận đơn copy.

• Điều kiện Bảo quản: OBL thường được bảo quản trong điều kiện tốt hơn, đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu.

• Lợi ích và Sử dụng: Vận đơn gốc thường được yêu cầu để lấy hoặc nhận hàng tại cảng đích, trong khi vận đơn copy chỉ được dùng để tham khảo và giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển.

• Tín dụng Xuất khẩu: OBL có thể được sử dụng để thực hiện tín dụng xuất khẩu, trong khi vận đơn copy không được chấp nhận trong các giao dịch tài chính.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của vận đơn, cần phải kiểm tra kỹ các thông tin và yếu tố khác trên vận đơn, không chỉ dựa trên việc phân biệt giữa vận đơn gốc và vận đơn copy.

>> Xem thêm: Phần mềm fulfillment - hoàn thiện đơn hàng thương mại điện tử không tốn công sức

Mất vận đơn gốc có sao không? Cách giải quyết khi gặp tình trạng mất vận đơn gốc

Vận đơn copy thay thế bản gốc

Tác động của việc mất vận đơn gốc và cách xử lý

Việc mất vận đơn gốc – OBL là một vấn đề nghiêm trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Với giá trị pháp lý cao, OBL chứa đựng thông tin quan trọng về người gửi, người nhận, chi tiết hàng hóa, giá trị, phương tiện vận chuyển, và các điều kiện vận chuyển.

Hậu quả của việc mất mã vận đơn có thể gây rối loạn cho quá trình thanh toán, làm chậm quá trình xử lý thủ tục hải quan, ảnh hưởng đến quyền sở hữu và giá trị của hàng hóa, đồng thời giảm đáng kể khả năng giải quyết tranh chấp. Trong trường hợp mất vận đơn, có khả năng hàng hóa của bạn sẽ bị giữ lại.

Do đó, việc bảo quản và quản lý vận đơn gốc là rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Cho dù bạn là người gửi hàng hay người nhận hàng, việc kiểm tra kỹ trước khi ký nhận và lưu giữ cẩn thận là quan trọng để tránh mất mát và các vấn đề pháp lý không mong muốn.

Phải làm gì khi vận đơn gốc bị mất?

Trong trường hợp vận đơn gốc bị mất, việc đầu tiên bạn cần thực hiện là liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để thông báo về tình trạng này. Bước này giúp cho đơn vị vận chuyển có thể kiểm tra và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

Nếu không thể tìm lại được vận đơn gốc, quy trình tiếp theo là yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp một bản sao của vận đơn. Trong trường hợp không có bản sao, bạn cần lập một văn bản tường trình mô tả chi tiết về việc mất vận đơn gốc và yêu cầu đơn vị vận chuyển xử lý tình huống này.

Việc thông báo ngay về tình trạng mất vận đơn và đề xuất giải pháp sẽ giúp tránh các rủi ro trong quá trình vận chuyển, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Dưới đây là những kiến thức cơ bản về vận đơn gốc trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Mong rằng, những thông tin này sẽ hữu ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, góp phần làm cho quá trình giao nhận hàng diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả hơn. IChibaOne Platform chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ giao vận số 1 Việt Nam, nếu bạn có quan tâm tới dịch vụ này hãy liên hệ với IChibaOne để được hỗ trợ sớm nhất nhé.